講演会ガイド｜講演依頼のスピーカーズ

講演依頼のスピーカーズです。

スピーカーズでは講演会やトークショー、セミナーといったイベントに出演していただく講師をキャスティングするサービスを運営しております。

講演会に関する「お金」に関するご質問の中でも、特に難しいのが前回お伝えした「源泉徴収」と「交通費」の部分。
源泉徴収に関しては前回の記事（リンク）を御覧ください。

今回は講師の移動にかかる「交通費」に関して、講演会の専門家が解説致します！

 

 

1.講師の交通費について

 

スピーカーズでは全国津々浦々の企業、地方自治体など様々な団体の方々から講演会講師への講演依頼のお問い合わせを頂きます。

 

講演会を開催する際に注意が必要なのが「交通費」。

 

講師を呼ぶということは、講演料（出演料）とは別に、移動の交通費が必要になりますね。
予算組みをする際にも、講師がどこに住んでいるか（＝起点）、そこから講演会会場（＝目的地）へ移動するとして、起点〜目的地への「ルート」と「交通費」を確認する必要があります。

 

まず、講演会社やエージェントに講師の「起点」を確認します。そして、乗換案内サイトなどで、おおまかな「ルート」を調べます。
飛行機を使うのか、新幹線を使うのか、在来線やタクシーを使うのかなど、「起点」や「会場」の場所によってさまざまです。まずは、この作業を行いましょう。

 

また、基本的に著名人は（顔がバレて大騒ぎになる可能性があるので）ローカル線や在来線には乗らない方が殆どです。というより、主催者として、著名人をお呼びしているのに在来線に乗せるというのはおもてなしとして失格です。
著名人の場合は、基本、新幹線はグリーン車、飛行機はプレミアムクラスやクラスJなどのビジネスシートとなりますのでご注意を。

 

 

 

2.交通費は誰が支払う？3つのパターンを解説

 

交通費の支払いには大きく分けて３つのパターンがあります。

 

 

順番に解説致します。

 

 

1.講演会の主催側が負担し、会場までのチケットも手配するの場合

講演の主催側が講師の会場までの交通手段を調査し、支払いも済ませておくパターンです。講師側での手配や交通費の負担が一切ありません。

 

チケットは郵送でお渡しする以外に、講師に直接手渡しすることもあります。講師側へ起点を確認し、事前にルートを決定して支払いを完了させます。

 

時期によっては航空券や新幹線が早々に売り切れてしまうことも。また、航空券だけでなく、空港までのハイヤー代や最寄り駅からのタクシー代も予約しておくことが求められることもあります。

 

 

 

2.講演会社（仲介業者／エージェント）に依頼し、講演料と併せて支払いの場合

スピーカーズのような講演会社や仲介会社に、上記のルート確認やチケット手配を依頼するパターンです。1の場合と同様こちらも講師側で交通費を負担することはなく、最終的に主催側が支払います。

 

この場合、エージェント側が交通費を一時的に立て替え、最終的に主催者から講演料と併せてお支払い頂くことになります。主催者にとっては支払先が一箇所で済む、あるいは一度で済むというメリットがあります。なお、講師によっては禁煙・喫煙席の希望や航空会社や座席クラスの指定があることもございます。

 

 

 

3.講師側が負担するの場合

講師側が交通費を負担する、あるいは手配も行うパターンです。

 

講師側に、講演料を交通費込みで依頼する場合で、交通の手配もすべて講師側に一任する場合です。ただ、人気の講師などは受けていただけない場合が多く、主催側で講師の移動経路について把握ができないというデメリットもあります。希望される場合は講演会社やエージェントに聞いてみて下さい。

 

 

 

3.著名人の場合、基本マネージャーが同行！

 

講師の移動に際して、金額を左右するのは起点からの距離だけではありません。

 

講師が著名人の場合、会場まで移動する際、マネージャーやアシスタントが同行するのが一般的です。

従って、交通費も基本2名分（場合によっては3〜5名分）お支払い頂く場合があります。

 

・余裕を持って予算を組んだつもりが、交通費が意外に高額になってしまった。

 

・消費税について考慮をしていなかった。

 

など、講演料以外にかかる費用に頭を悩ませる主催者様も多いようです。

講演会社やエージェントにお願いすれば、その辺りもしっかりと事前に教えてくれるので、後で慌てることがありません。

 

 

 

4.こんなときはどうする？

 

 

 

 

 

 

5.講演会の交通費まとめ

 

・交通費に関しては、基本的にすべて主催者側が負担する場合、

稀に講演料に交通費を含むといった契約をする場合もあるが、その場合も、講演料に移動の人数分の交通費が上乗せされた金額で契約することになる。（自腹で交通費を負担して現地まで来てくれる講師は殆どおりません）

 

・また、会場へのアクセス手段の中に在来線やタクシーなど予約が出来ない交通手段がある場合、

最寄り駅や空港から距離がある場合はお車までの送迎をしていただくことがある。

 

スピーカーズに登録している講師の方々は全国にいますが、著名人の場合は東京近郊が起点の方が殆どです。

 

会場が遠方の場合、人数分の航空券や新幹線のチケット代がかかってきますので、講演料と同じくらい交通費もかかってしまった、というケースもございます。特に北海道や沖縄の場合、移動手段が飛行機しかないので東京から正規運賃で2名移動ですと、かなりの金額になります。その辺りも頭に入れて予算組みをされるとよいかと思います。

 

スピーカーズのスタッフは講演のプロです。

講師をキャスティングするに当たり、講演会の概要や開催場所、講師の起点や移動手段を検討した上で調整を行います。

 

負担の重い移動手段の調整や支払い手続きはスピーカーズへお任せ下さい。

主催者様の講演会の成功をサポート致します。

 

ご相談は無料です。