説明力が上がれば、仕事や人間関係はもっとうまくいく

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

説明とは何か、「説明」できますか？

 

「結局、何が言いたいの？」

「要はどういうこと？」

「うーん、わかるようでわからないなぁ……」

 

会議、商談、報連相、プレゼンテーション……。ビジネスの現場のコミュニケーションで、これらのセリフを言われた経験のある方は、多いのではないでしょうか？

 

あるいは、会議や商談、プレゼンテーションに臨む前に資料を作っていて、うまくまとまらない。事前には言いたいことがあったはずが、いざ話す段階になると、うまく言葉が出てこない。こんな悩みを持つ方も、多いのではないでしょうか？

 

「結局何が言いたいの？」も「言いたいことがまとまらない」も、同じ問題を指しています。受け手側が発した言葉か、伝え手側が心に浮かべた言葉かという違いはありますが、これらは「説明内容が整理されていない」という同じ問題を指摘しています。

 

私は、多くのコミュニケーションの基礎にあるのは、「説明」だと考えます。　説得も、交渉も、議論も、和解も、あるいは謝罪も、まずはあなたの考えを伝える「説明」から始まります。ビジネスにおける多くの活動も、たとえＡＩやＤＸが話題になる昨今にあっても、本質的には人間同士の営みである以上、説明のやりとりから始まることがほとんどです。伝わる説明ができれば、ビジネスは円滑に進むのではないでしょうか。

 

説明力がある方が、ビジネスを制するのです。

 

 

 

 

 

「説明」で大事な５つの要素とは

 

では「説明」って何でしょうか？

 

大事な要素はこの5つです。

「だれへ」
「何を」
「どういう状況で」
「どうやって」
「どうして」

 

 

まず、「だれへ」についてです。「だれへ」は、「説明」の相手、受け手の方（々）のことです。
相手は一人のこともあれば、複数人、それも多数のこともあります。見知った方だけでなく、顔も名前も知らない誰かのこともあります。

 

人によっては動物や植物が相手なだけでなく、最近ではＡＩに「説明」する場面も増えてきましたが、基本的には、「説明」の受け手としては、同じ人間を想定していただければ大丈夫です。

 

この受け手のことを、「ターゲットオーディエンス」と言います。
ターゲットオーディエンスという「説明」の受け手側の目的、理由、動機をふまえる方が、伝わりやすく、わかりやすい「説明」になると思います。

 

「だれへ」に並んで大切なことがあります。「どうして」についてです。
「どうして」は、「説明」の主体である伝え手側の、目的、理由、動機です。

 

伝え手側の都合ばかりにとらわれて、ターゲットオーディエンスを置き去りにしたような「説明」はうまくなさそうですね。
そしてまた、受け手側の都合ばかりにとらわれて、伝え手側がいだく目的、理由、動機がぼやけていたり、薄っぺらかったりすれば、メッセージは人の頭にも心にも響かないものなると思います。

 

「ターゲットオーディエンス」と「目的」。この２つの間を行ったり来たりすることが、よい、うまい、優れた「説明」には欠かせません。伝え手と受け手の双方の立場を何度も入れ替えてみることで、伝え手にとっても受け手にとっても、有意義な「説明」になります。

 

さて、受け手であるターゲットオーディエンスの都合と、伝え手の都合である目的に次いで登場するのが、「何を」にあたるものです。

 

伝え手の目的、その受け手であるターゲットオーディエンスの都合の双方を、うまくふまえたモノのことです。
そのモノとは、「メッセージ」です。

 

大事なことは、伝え手と受け手という人間同士が、「説明」というコミュニケーションを行う際に、工夫できるのは「説明」の対象になるモノ、コト自体ではなくて、メッセージという情報のカタマリで、それは人間関係の産物だということです。

 

複数のメッセージを束ねるメッセージ。メッセージの中でも、一番大事なメッセージが、キーメッセージです。
「説明」では、このキーメッセージを伝える、伝えきることがとても大事です。

 

覚えきれないほどのメッセージを、ターゲットオーディエンスにただ受け取らせるのではなく、
受け手がすばやく理解でき、頭の中で整理しやすく説明することが重要です。
そのような説明の「構造」を、最後に紹介する著書では紹介しています。

 

さてあと２つ、「どういう状況で」と「どうやって」についても、見ておきたいと思います。

 

「どのような状況で」は、いわゆるＴＰＯとも言い換えられます。
ＴＰＯとは、Ｔ（Time：時間）、Ｐ（Place：場所）、Ｏ（Occasion：機会）の略です。
つまり、どのような時間や場所、機会か、ということです。

 

また「どうやって」伝えるかによっても、「説明」は違ったものになりそうではないでしょうか？
「Ｅメールで」、「電話で」、「口頭で」、「動画を見せて」、「英語で」など、いわゆる、コミュニケーションの手段や様式（＝モード）についてです。

 

さて、やっと「説明」に大切な要素が一通り出そろったようです。まとめます。

 

ターゲットオーディエンスと目的の双方をふまえて、キーメッセージを軸としたメッセージを、ＴＰＯをふまえながら、ふさわしい手段・様式で工夫しながら伝えることが、よい、上手い、優れた「説明」のために大切ということです。

 

 

 

 

 

 

何が「説明」とその他のコミュニケーションを分けるのか？

 

 

 

 

まず、ただ認知を求めるだけでは「説明」とまでは言えず、理解を求めることが、「説明」の成立条件です。

 

ちょっと変な例ですが、あそこにいるＡさんに「説明」してきて欲しいとＢさんに頼んだとします。頼まれたＢさんはＡさんに「おーい！」とだけ呼びかけます。その直後、「はい、説明してきたよ」という「説明」をＢさんから自分が受けたら、どう思いますか？呼びかけだけの「説明」も、自分への「説明」（正確に言うと、報告）も、両方ともこれでは「説明」とは言えないと、言いたくなりますね。

 

「説明」が「説明」であるためには、伝え手が目的をもって、受け手であるターゲットオーディエンスの理解を求めようとすることが、必要ということになりそうですね。

 

また、「説明」から、メッセージを取り払ったらどうなるでしょうか――？

 

――なんだか、よくわかりませんね。

 

そうです。実は、メッセージが存在しないコミュニケーションというのは、人間関係の中ではあまり設定できないのかもしれません。

 

人が自然に言葉を学び、また、自分以外の方（々）の気持ちを想像する限り、メッセージは常に生まれ出てくるのでしょう。

 

もちろん、メッセージはあるけど、キーメッセージがない「説明」はたくさんあります。
この場合、あまりよくない、うまくない、優れていない「説明」になるだけですね。

 

また、ＴＰＯや手段・様式は、コミュニケーションを成立させる、物理的、社会的、認識的な条件です。
これらがない想定というのは、哲学や思想の議論に譲った方がよさそうですので、（「理性」や「感情」だけでなく、「魂」に響くメッセージなども）ここでは扱いません。

 

まとめると、メッセージやＴＰＯ、手段・様式は、「説明」を含むコミュニケーションには自然と備わっている、欠くことがないということです。

 

つまり、先に見た「説明」にとって大事な要素はすべて、同時に「説明」にとって欠かせないものということになります、ただ大事なだけでなく、欠かせない要素だったわけですね。

 

 

これらの「説明」に大事な要素をふまえながら、「説明」だけではなく、その応用にあたる「説得」、それらが飛び交う「交渉」、そして「和解」のコミュニケーションを促すシンプルで世界標準のフレームワーク、「メッセージハウス」について詳しく知りたい方は、私の講演やセミナー、講座を、ぜひご受講いただければ幸いです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

『世界標準の説明力 頭のいい説明には『型』がある』
著者：岩澤康一(ＳＢクリエイティブ ／2024/9/29)